El proceso

Aquí estamos de nuevo en este 2016. Año nuevo, vida nueva dicen por ahí. Acá intentaremos llevarlo a la práctica.

Hasta hoy hemos ido soltando ideas de forma aleatoria. Quisiera comenzar a ordenar estas ideas y a desarrollarlas un poquito más. Vamos a arrancar con una serie de reflexiones acerca de los procesos de organización y gestión, intentando tocar ciertos aspectos que me parecen importantes y que pudieran marcar la diferencia en el resultado obtenido en cualquier proceso en el que nos encontremos involucrados.

¿Listos? Pues empezamos.

Vamos a poner en primer lugar la lista de conceptos principales a tocar:

• Objetivos
• Prioridades 
• Recursos 
• Necesidades 
• Planeación 
• Riesgos 
• Oportunidades 
• Liderazgo 
• Comunicación 
• Supervisión

Así presentados, pareciera que no nos dicen demasiado, pero para eso vamos a ir desarrollando las ideas.

En primer lugar, vamos a darles el hilo conductor a todos los conceptos anteriores. Me voy a referir a procesos, organizaciones y equipos de forma continua. Para evitarme estar escribiendo las tres cada vez, déjame que te explique un poco mi enfoque para estas tres ideas.

Entiendo que los procesos involucran organizaciones y equipos y que tanto las organizaciones como los equipos de trabajo desarrollan procesos en su operación cotidiana. Por esto, muchas de las cosas que podemos decir para un proceso, aplican también para una organización y para equipos de trabajo. En este sentido, por ejemplo, si decimos que una organización debe conocer su objetivo, parece evidente que lo mismo podemos decir de cualquier proceso. Lo mismo pasa para cualquiera de los conceptos que aparecen en la lista anterior.

Un proceso es una sucesión de etapas que nos llevan de una situación inicial a otra deseada. Yo siempre digo que cualquier proceso es un camino que tenemos que recorrer y cada paso que damos es una etapa que completamos hacia nuestro objetivo.

Para transitar por el proceso iremos acompañados de una organización. Esta organización puede ser nuestra familia, un equipo de trabajo o una gran empresa. En cualquier caso, sea cual sea esa organización, también aplican los mismos conceptos para todas ellas.

Dado que como decíamos, las organizaciones desarrollan procesos y los procesos involucran organizaciones, todas las ideas que voy a desarrollar pueden ser aplicadas por igual a ambas entidades.

Vamos a dejar claras algunas bases para estar en el mismo canal. Voy a suponer que tienes un papel de liderazgo y que te encuentras con algunas cosas que resolver. Hace algún tiempo hablaba de la relación entre el ajedrez y el mundo de la gestión. Voy a retomar esta relación para desarrollar un poco más estas nuevas ideas.

Tú eres el jugador (y recuerda que como tal, tu "alter ego" en el tablero es el rey) y el tablero es tu organización. Tu proceso es la partida y tu objetivo, ganar esa partida.

El objetivo de tu proceso es lo primero que debes tener claro. Los objetivos marcan el inicio del camino. Cuando estamos creando un equipo de trabajo, desarrollando una organización de cualquier tipo, lo primero que necesitamos entender es la razón para la cual estamos creando ese equipo. Es la primera piedra para ser capaces de alcanzar el éxito. ¿Cómo podemos pretender alcanzar un objetivo que no conocemos? ¿Serías capaz de llegar a tu destino si no supieras a dónde quieres ir?

Más adelante entraremos a detalles en este aspecto. De momento, nos alcanza con entender que del objetivo nace el resto del proceso.

A continuación debes aterrizar el objetivo en pequeños pasos que ir dando hacia el éxito final. Cada uno de estos pasos los llamamos en coaching, metas. Las metas son una especie de hitos intermedios que te marcan el camino hacia el objetivo final. Asociadas a las metas están las condiciones de satisfacción y los medidores, tanto de desempeño como de resultados. En nuestro ejemplo, las metas son cada una de las posiciones que pretendes ocupar con la intención de asegurarte una ventaja en la partida y con eso avanzar hacia la victoria. En el ajedrez los medidores de desempeño y resultado son muy claros. Si tomas piezas del contrario, vas bien encaminado. Si las pierdes, pues realmente es que tus jugadas no están siendo lo efectivas que necesitas.

Con objetivo y metas conocidos, puedes definir tus prioridades. Esto es, debes establecer cierta escala de valores para los diferentes aspectos a observar en el proceso, para así atenderlos en orden de importancia en todo momento y asegurarte que los principales aspectos del proceso siempre quedan cubiertos. De nuevo, en el ajedrez la prioridad es defender las piezas de mayor valor y tomar el centro del tablero. Con esa prioridad en mente, las jugadas se van desarrollando una tras otra.

A continuación, puedes evaluar tus recursos y necesidades, relacionados con el objetivo. Esto es, en base al proceso que tienes por delante, puedes evaluar los recursos con que cuentas, para a partir de este análisis, establecer cuáles son las necesidades a cubrir en qué plazos.

Y todo esto que hemos presentado, es anterior a comenzar la partida. Nos quedan aún un par de conceptos antes de comenzar a jugar. Viene ahora la etapa de planificación, momento en el cual deberás evaluar riesgos y oportunidades en el proceso. Esta es una etapa sumamente importante del proceso, dado que es aquí donde se siembran las bases para que el proceso alcance su objetivo. En tanto el análisis del proceso a desarrollar sea adecuado, será más probable alcanzar el éxito. Si en esta etapa se pasan por alto detalles relevantes para el proceso, es muy probable que esto suponga enormes esfuerzos durante la ejecución para corregir la falta de previsión. En el ajedrez, este sería el momento en el que evalúas las jugadas que te llevarán a conseguir las posiciones de ventaja en el tablero.

Y con todo esto, estamos listos para empezar a jugar. Entramos a la etapa de ejecución, donde los conceptos de liderazgo, comunicación y supervisión encuentran su mayor significado. Cada uno de estos conceptos son vitales a la hora de desarrollar el proceso en cuestión.

A grandes rasgos, este es el esquema que iremos desarrollando en los próximos artículos. Iremos desgranando cada uno de estos conceptos y profundizando en las implicaciones que tienen para el proceso global. Ojalá resulte de interés y consiga no aburrirte.

Vamos entonces a preparar ese camino. No te impacientes, llegará enseguida.

Nos leemos.