¿Estamos avanzando?

Hasta aquí, ¿cómo vamos? Pues ya tenemos el objetivo perfectamente bien definido, ya hemos conseguido alinear al equipo con ese objetivo y ya tenemos una muy buena cantidad de información recopilada en diferentes ámbitos. Esta información ha pasado por un proceso de organización durante el cual hemos preparado diferentes paquetes y dentro de los cuales hemos establecido una prioridad interna para cada pieza del conjunto.

Entonces, estamos preparados para empezar a trabajar a detalle con cada uno de esos paquetes de información.

Independientemente de cuáles hayan sido las áreas en las que hayamos dividido toda la información, decíamos que a grandes rasgos, los temas tratados pasan por los siguientes:

• el objetivo en sí.
• algunos hitos intermedios para alcanzar ese objetivo.
• recursos y necesidades.
• oportunidades y riesgos.

Incluso pudieran estos ser los "paquetes" elegidos para organizar las ideas.

Quisiera empezar a trabajar con los dos primeros. Respecto al objetivo no quiero entrar en demasiados detalles, dado que ya le hemos dedicado algo de atención. Pero sí quisiera tocar el tema de los indicadores para seguimiento. Yo esperaría que, entre las muchas ideas que pudieran haber surgido en el proceso, algunas hagan referencia a las características específicas del objetivo y a cómo medirlas. Esto es, condiciones por ejemplo de tiempo (si debe ser alcanzado en un plazo de 5 meses o de 5 años), de presupuesto, áreas a atender para considerar cumplido el objetivo,... Para todas estas áreas, seguramente habremos recogido una buena cantidad de información. Aquí se me hace importante, al igual que lo decía cuando hablaba de especificar el objetivo como idea general, el ser capaces de identificar los factores que nos van a ir dando la información acerca del avance del proceso hacia el objetivo. Necesitamos ser capaces de manejar el proceso de acuerdo a cómo éste va avanzando hacia el objetivo, y para esto, son imprescindibles esos indicadores.

El camino a recorrer, desde el punto en el que estamos hasta alcanzar el objetivo, no es ni corto ni sencillo. Por esto, para facilitar el mantener el rumbo, son importantes las metas. Estas son los "marcadores" que nos indicarán que estamos todavía en el camino correcto. Pero, ¿cómo vamos a saber que hemos alcanzado las metas y, finalmente, el objetivo? Volvemos al punto anterior, empleando los indicadores. Entonces, tanto para evaluar el objetivo final como para evaluar las metas, necesitamos esos indicadores. Vamos a entrar un poco a detalle en este punto.

¿Cuáles son los indicadores que necesitamos?¿Cómo los vamos a evaluar?¿Quién dice si se ha alcanzado o no una meta? Estas y otras muchas son las preguntas que se nos pueden ocurrir a la hora de empezar a evaluar estos elementos. Bien, vamos un pasito atrás y recordemos que hemos llegado hasta este momento tras un proceso en el que tú, como líder, has determinado el objetivo del proceso. Tras esto, has validado este objetivo con tu equipo y has alineado a tu gente con este objetivo. Entonces, entre todos han desarrollado las ideas que definen objetivo y proceso y han organizado esas ideas.

Por tanto, tu equipo y tú mismo conocen bastante bien el camino que tienen por delante. Si hasta este momento no las han puesto sobre la mesa, es el momento de pararse a pensar en estas preguntas. Estoy seguro de que a estas alturas conoces perfectamente el objetivo que persigues y además sabes cuál es el camino para alcanzarlo. Pues bien, ahora solamente tienes que saber cómo vas a validar que te estás acercando al objetivo.

Ya extraño el ajedrez, vamos a retomarlo. Ya me ha quedado claro que mi objetivo en esta partida, dado que soy muy inferior a priori a mi oponente, es alargar al máximo la partida. Esto significa que quiero permanecer al menos 30 movimientos jugando antes de recibir el jaque mate. Y no me voy a rendir, luego ya tengo de mi lado que voy a obligar a mi oponente a ganarme. Eso me da un par de movimientos al menos, desde que es evidente que he perdido, hasta que tal realidad se consuma.

Aquí no tengo equipo que me ayude a armar la estrategia, pero pensemos que yo me he dedicado a hacerlo solito. Lo primero que he decidido es que la mejor defensa que puedo poner en juego es alcanzar un enroque. En el mejor de los casos, esto son 4 movimientos al menos. Por tanto, esta es mi primera meta. Una vez que la alcance, me quedan otros 26 movimientos para alcanzar mi objetivo.

Lo siguiente que he decidido es que si consigo desplegar mis peones de forma que protejan a mi rey, estaré en mejor disposición para defenderme. Estoy pensando que esto pueden ser unos 5 a 10 movimientos adicionales, incluyendo la necesidad de mover algunas piezas adicionales que reforzarán mi posición. Supongamos que estamos entonces en unos 14 movimientos. Casi a la mitad del camino.

Aquí, toca hacer recuento. ¿Qué tanto me ha costado, en términos de piezas, alcanzar esta posición? Puedo decidir que si no he perdido piezas, voy lanzado a mi meta. Si he perdido algún peón, pero a la vez le he ganado los mismos a mi oponente, estoy bastante encaminado. Si estoy dos o más piezas por debajo, las cosas pintan muy mal.

Tenemos ya dos puntos en la partida muy claros para evaluar el desarrollo de la misma. Nos podemos plantear que el último punto para saber si vamos o no hacia el objetivo, sería considerar que somos capaces de anticipar hasta 3 jugadas, por ejemplo. Por tanto, en el momento que alcancemos los 27 movimientos y no veamos aún el jaque mate, sabremos que estamos en el camino adecuado.

Ya está. Tenemos 3 puntos claramente definidos, con las condiciones de evaluación, para entender cómo está evolucionando el proceso. En función de cómo lleguemos a cada una de esas posiciones y cómo salgamos en la evaluación, sabremos qué tenemos que esperar de nuestra partida.

Para prácticamente cualquier proceso en el que estemos involucrados, la dinámica es la misma. Definidas las metas, toca buscar el indicador que nos va a decir si la hemos alcanzado o no y en qué condiciones. Esta búsqueda del indicador también se puede (se debe, diría yo) llevar adelante en equipo. Lo importante es establecer las condiciones muy claras, observables y medibles. Algunos tips para tener éxito en esta parte, serían por ejemplo evitar adjetivos como "llegar en buenas condiciones" o "alcanzar un nivel aceptable" o "superar el máximo". En todas estas frases nos falta concretar: ¿qué son buenas condiciones?¿que es aceptable?¿cuál es el máximo?

Yo soy ingeniero. Yo diría que todo es cuantificable en base a números. Pero esto, la verdad, a veces no es del todo cierto. En cualquier caso, siempre es posible consensuar unas características para una meta a cumplir. Vamos con nuestro ejemplo de gestión:

"Crear un equipo capaz de añadir valor a nuestros clientes a través de la optimización de sus procesos"

Supongamos que ya lo hemos debatido entre todos y llegamos a las siguientes conclusiones:

• Necesitamos definir el equipo que estará atendiendo el proceso.
• Necesitamos establecer las áreas a atender para considerar que aportamos valor.
• Necesitamos establecer el mecanismo de evaluación de la eficiencia de los procesos del cliente.
• Necesitamos crear un sistema de evaluación para la satisfacción del cliente.

Todas estas son metas intermedias. Pudiéramos decir que si tenemos cada uno de estos pasos cubiertos, podremos alcanzar ese equipo que estamos buscando. Para nuestro ejercicio, vamos con la primera de las metas. Vamos a definir el equipo en primer lugar.

Muy bien, entonces ¿cómo vamos a saber si tenemos o no definido el equipo? ¿Qué te parece si lo pongo así?:

• Necesitamos definir la cantidad de personas que compondrán el equipo.
• Debemos definir las funciones de cada una de esas personas.
• Debemos establecer las condiciones de comunicación entre las personas del equipo.
• Debemos definir los entregables para el trabajo de cada una de las personas.
• Debemos definir estándares de tiempo en los procesos dentro del equipo.
• Debemos establecer el modelo revisión en las funciones del equipo.

Son seis áreas a atender. Pudiéramos pensar que en cuanto tengamos respuesta a cada una de estas áreas, tendremos el primer paso, la primera meta, cumplida. No quiero centrarme en si son estas u otras las áreas a atender. Lo importante es quedarnos con la idea de que debemos establecer unas condiciones claramente observables y cuantificables para que no nos queden dudas de que estamos avanzando en el proceso.

Un beneficio adicional de estos indicadores es que nos van a brindar la posibilidad de tomar decisiones para corregir el rumbo y recuperar el tiempo perdido, en aquellos casos en los que tras la evaluación nos damos cuenta de que estamos por debajo de las condiciones de cumplimiento en el proceso. Incluso, dado que hemos definido el proceso con bastante cuidado y con la aportación de muchas "neuronas" pensando juntas, sabremos en este momento evaluar también si los planes de recuperación que estamos proponiendo son o no viables.

¿Qué hacemos si evaluamos el avance y no es el indicado? ¿Cómo desarrollamos ese plan de recuperación para que resulte realmente viable? Ya saben lo que voy a decir... paciencia, eso llega a continuación.