Priorizando

¿Dónde nos quedamos? Ya tienes el objetivo definido. Ya le has transmitido a tu equipo ese objetivo y ellos ya están alineados con él. Por tanto, ya están todos trabajando en hacerlo "realizable".

En este proceso, en el que como decíamos, es muy valiosa la aportación de todo el equipo, irán apareciendo ideas sobre lo que el objetivo y el proceso para alcanzarlo suponen. Todas esas ideas se agrupan en unos cuantos "cajones". Están las relacionadas con la materialización del objetivo en sí, sus características y definición a detalle. Hay otras relativas a los "hitos" del proceso, metas intermedias que es necesario ir alcanzando para avanzar hacia el objetivo final. Están las relacionadas con necesidades y recursos a poner sobre el tablero. Y por último, hay algunas relacionadas a oportunidades y riesgos durante el proceso.

A mayores de lo anterior, al tener a diferentes personas involucradas en el proceso, tendremos una muy buena cantidad de ideas en cada uno de estos cajones. Muchas de esas ideas a su vez, inspirarán nuevas áreas sobre las que profundizar y, al hacerlo, el proceso se replicará una y otra vez. El resultado puede llegar a ser una cantidad enorme de información, muy difícil de manejar, tremendamente complicada de clasificar y todavía más compleja de entender. ¿Qué hacemos entonces?

Pues bueno, de lo que no cabe duda es de que toda esa información es muy útil. Para mi gusto, es una de las partes más importantes en todo equipo o proceso que está naciendo. Y no solamente porque la riqueza de las experiencias y puntos de vista de varias personas sobre un particular siempre resulta interesante, sino porque al llevar adelante este proceso, estamos empezando a "crear el equipo" y estamos poniendo las "bases del camino al éxito". Vamos por partes.

¿Por qué digo que estamos creando el equipo? Pues en mi opinión, si justo tras el proceso en el que conseguimos que las personas se interesen de forma, digamos personal, por el objetivo, continuamos con otra etapa en la que los hacemos partícipes de la "materialización" de ese objetivo y ellos se sienten parte del nacimiento del proceso, estaremos consiguiendo un sentimiento de pertenencia que, bien manejado y alimentado, difícilmente se romperá hasta alcanzar el objetivo.

Respecto a que estamos poniendo las bases del camino al éxito, pues la idea básica es que, dado que la definición del proceso, sus hitos, necesidades, recursos, oportunidades y riesgos, llegan desde el aporte de un equipo comprometido, estoy convencido de que el porcentaje de acierto a la hora de anticipar elementos es muy alto y por lo mismo, las probabilidades de alcanzar el objetivo, son mayores.

Dicho esto, volvamos al tema que nos ocupa. ¿Cómo vamos a hacer para manejar, clasificar y entender toda la información que nos va llegando? Pues yo diría que lo primero que tenemos que hacer es entender cuáles son los ámbitos sobre los que cada idea habla.

Como dijimos antes, algunas de las ideas tratan del objetivo en sí. De cómo este toma forma y se materializa, cómo se traduce en acciones y características observables y medibles. Otras ideas tratan del proceso para llegar a ese objetivo. Primeros pasos, metas intermedias, recursos, necesidades, oportunidades y riesgos.

Yo empezaría por aquí. Iría asignando a cada idea el lugar que le corresponde. Dado que este es un trabajo de equipo, el mismo equipo que va emitiendo las ideas, nos ayudará a clasificarlas. Como ejercicio previo, puede ser interesante acordar las áreas básicas en las que se irán agrupando todas las ideas. De esta manera, en el momento mismo de emitir una idea, el emisor está siendo consciente del área que está atendiendo y por tanto la clasificación resulta más ágil.

En este momento todas las ideas son válidas. Todas pueden aportar algo al proceso y por tanto, son aprovechables. Se trata de animar a todos los miembros del equipo a aportar sus puntos de vista. Recibimos y clasificamos las ideas trabajando en equipo.

Una vez que esta primera ronda está concluida, comienza el trabajo de priorización. Nuevamente en equipo, con las mismas personas que han ido emitiendo las ideas, pasamos a un trabajo de análisis. Área por área, vamos estudiando cada una de las ideas y las clasificamos. Aquí, una vez más, es importante tener siempre presente que todas las ideas suman. Pudiera pasarnos que al empezar a revisar a detalle, caemos en la cuenta de que algunas de las notas que tomamos están repetidas, o quizá no queda del todo clara la razón que nos llevó a considerarla en una u otra área. Esto es trabajable, para eso tenemos ahí a las personas que emitieron las ideas y para eso tenemos varias cabezas trabajando juntas. Lo importante de este proceso es que buscamos concretar y priorizar la totalidad de las ideas.

Al igual que antes, cuando junto al equipo definimos las áreas en las que íbamos a agrupar todas las ideas, ahora debemos encontrar, dentro de cada uno de los conjuntos, las líneas básicas que nos llevarán a la clasificación final. La intención es tomar toda la información y darle forma para poderla aprovechar. Algunas ideas se agruparán entre sí, dando lugar a una idea más elaborada. Otras, nos abrirán la puerta a investigar algún aspecto con algo más de detalle. Sea como sea, lo primero es establecer las líneas generales sobre las que trabajar.

En mi experiencia, la forma de abordar esta parte del proceso es desde la posición del objetivo. Cuanto más básica es la idea y más relacionada a la definición del objetivo está, mayor es la escala de prioridad en la que la suelo asignar. Aunque como digo, esta es solamente mi experiencia y tal vez existan otras formas más funcionales de priorizar. La base del proceso es establecer las líneas generales para definir las prioridades de forma consensuada con el equipo. De esta forma, al terminar el proceso de clasificación de las ideas y su posterior priorización, el resultado será un esquema de información, tanto sobre el objetivo como sobre el proceso, a partir del cual poder gestionar la totalidad de las acciones que llegarán a continuación. Con una ventaja principal: dado que el resultado ha sido obtenido con la colaboración y el trabajo de todo el equipo, todos los componentes del mismo conocen a la perfección el proceso y por tanto pueden trabajar sobre él desde una perspectiva mucho más amplia, conociendo las implicaciones que cada una de sus decisiones pudieran llegar a tener en diferentes ámbitos.

En resumen, el proceso de organización y priorización debe ser abordado como un trabajo netamente de equipo. Con las aportaciones del mismo equipo durante todo el proceso de génesis de ideas y posteriormente de la clasificación de las mismas, el resultado es un paquete de información completo, fiable y manejable, que nos podrá llevar a una gestión exitosa del proceso.

Ahora, el siguiente paso, es entrar al detalle de cada una de las áreas. Continuamos en breve.