Ajustando holguras

Aquí estamos de regreso. Y como habíamos adelantado, vamos a intentar encontrar la manera de ajustar las holguras que todo plan necesita. Y es que lo difícil no es planear, lo complicado es que esos planes se cumplan. Vamos a ver cómo hacerlo.

Decíamos antes que en la medida en que hayamos sido capaces de ponernos en el momento de ejecutar las acciones, seremos capaces de anticipar necesidades y recursos para atenderlas. Supongamos que sí hemos podido, junto a nuestro equipo, identificar todas las acciones a realizar para atender las necesidades que se nos van a presentar en el camino al éxito de nuestro proceso. Además, ya tenemos también claros los recursos que debemos poner en juego. Por tanto, estamos preparados para proceder.

Ahora, necesitamos hacer que nuestro plan sea robusto. Como decíamos también, necesitamos contar con tiempos y recursos de respaldo. ¿Pero cuáles y cuándo? Pues esa es la pregunta que intentaremos resolver aquí.

Lo primero que me parece importante es entender que no podemos contar con recursos ilimitados para estar totalmente tranquilos de que vamos a tener lo necesario en el momento oportuno. Tampoco podemos bloquear recursos de forma indefinida, en espera de que lo que creemos que va a pasar finalmente llegue a suceder. ¿Por qué no? Pues porque tiempo y recursos son equivalentes a costes. Y siempre mayor coste implica menor probabilidad de éxito dentro de cualquier proceso.

El truco aquí está en evaluar correctamente los riesgos a los que vamos a estar expuestos durante el proceso para así anticipar los recursos adecuados para atenderlos. Decíamos en nuestro ejemplo de la cena, que si hemos infravalorado el riesgo de lluvia, por ejemplo, pudiéramos encontrarnos que nuestra reservación es para una terraza y esto echaría a perder nuestro plan. O incluso peor, pudiéramos salir con tiempo insuficiente para llegar a la cita, llegar tarde y, de nuevo, estropear nuestra velada. ¿Cómo nos aseguramos entonces de cosas como la probabilidad de que llueva?

Pues en muchas ocasiones no es posible estar 100% seguros de lo que va a pasar, pero lo que sí podemos hacer es estar atentos a la información que recibimos y tomarla en cuenta para hacer nuestros análisis. Decíamos que si nuestra cena es en época de lluvias, sería prudente reservar en un lugar cubierto, no en una terraza. Igualmente, podemos pensar que si el desplazamiento medio al restaurante es de una hora, quizá resulte prudente salir con media hora adicional de tiempo. O una hora adicional, tal vez.

La idea básica a aplicar para dimensionar nuestras holguras es simple: si el coste es menor que el impacto de fallar, entonces seguimos dentro del margen razonable. Esto es, ¿cuál es el problema de llegar al restaurante demasiado temprano? ¿o qué pasa si llegamos muy temprano a recoger a nuestra pareja de cena? Pues en realidad, si llegamos muy temprano al restaurante, podemos sentarnos y pedir un aperitivo mientras esperamos. O si llegamos muy temprano a recoger a nuestra pareja, podemos hacer algo de tiempo tomando un café cerca de su domicilio, por ejemplo. Fin del problema.

En general, siempre hay un coste asociado a tomar precauciones. Pero siempre que ese coste es menor que el coste asociado a que se presente el riesgo que estamos intentando evitar, valdrá la pena tomar esas precauciones. Básicamente ese es el secreto. Ahora, ¿cómo hacemos para identificar los costes y poder decidir?

Bueno, cuanta más información tengamos acerca de un evento, mucho más sencillo resultará evaluar las seguridades que debemos aplicar. Incluso diría un poquito más. Si nuestro problema es que no estamos del todo seguros de contar con toda la información, eso es razón más que suficiente para adoptar una postura conservadora y poner en juego el máximo de precauciones a nuestro alcance. En los procesos de gestión no existe algo así como la osadía. Si algo no es claro, no se toma el riesgo de exponerse.

Pero entonces estamos cayendo en lo que queríamos evitar, ponemos más costes en juego de los absolutamente necesarios. En realidad, no del todo. Decía que la falta de información nos debe poner en alerta. Seguro no tendremos todos los datos para poder evaluar a detalle los riesgos, pero sí podemos ponernos en la posición de perder alguno de los hitos intermedios. Por ejemplo, si en nuestro proceso necesitamos tomar un taxi para llegar a la cena y resulta que está lloviendo, es probable que no haya taxis disponibles. ¿Qué hacemos? Pues en realidad, en ese momento ya hay poco que podamos hacer. Es probable que lleguemos tarde a nuestra cena y tenemos poco margen de maniobra para evitarlo en ese momento. Pero si lo hubiéramos visto un poco antes, tal vez sí habríamos sido capaces de tomar las necesarias precauciones. Veamos, sabemos que estamos en época de lluvias, lo que hace que la probabilidad de que llueva es elevada. También sabemos que para nosotros es muy importante llegar a tiempo a esta cena. Igualmente, tenemos en la cabeza que cuando llueve el desplazamiento en la ciudad se complica sobremanera, por falta de taxis y porque el tráfico se incrementa. Con toda esta información presente, podemos tomar la decisión de adelantar nuestra salida, para asegurar que llegamos a tiempo.

No se trata de saber si va a llover o no, simplemente tomamos precauciones en base a nuestro conocimiento de la situación y de nuestras necesidades. Y las precauciones que tomamos son acorde al riesgo a que estamos expuestos y queremos intentar evitar. Recuerda, siempre que el coste de las precauciones sea menor que el coste asociado a la materialización del riesgo, estamos dentro del margen de aplicación de estas medidas.

En cualquier caso, pudiera pasar que, aún con nuestro interés por adelantarnos a los riesgos, algo saliera mal. Nosotros podemos tomar las precauciones que consideremos, pero esto solamente pone las condiciones para empujar el proceso hacia el lugar a donde lo queremos llevar. Aún así, los riesgos no los controlamos, simplemente los podemos evaluar e intentar contener, pero el que finalmente se presenten o no, no está en nuestras manos. ¿Qué hacemos entonces? Pues demos la voz de alerta. Sencillamente, avisamos a quienes puedan resultar afectados por la aparición del riesgo para que tengan a su disposición la posibilidad de prepararse para el impacto. Veamos, vas de camino a la cena, saliste con mucho tiempo de antelación y a pesar de ello, ves que es probable que llegues unos 10 ó 15 minutos tarde. ¿Qué te parecería prudente hacer? ¿Simplemente llegar tarde? Pues pudiera ser. Imagina cuál será la reacción de tu pareja de cena cuando llegues. ¿Crees que su estado de ánimo va a ser positivo? Probablemente no, dado que la has tenido esperando sin aviso previo. Sin embargo, al darte cuenta de que vas a llegar unos minutos tarde, tomas tu celular y avisas. ¿Qué pasaría? Probablemente de entrada ya le estarás dando la posibilidad de tomar alguna medida, si está en su mano (tal vez pedir algo de aperitivo si ya está en el restaurante, o relajarse un poco si iba con el tiempo muy justo también,..). Además, estás abriendo la posibilidad de dialogar con ella acerca de las razones por las que vas tarde. Podrás explicarle que llegarás tarde a pesar de haber salido con mucha antelación y, dado que le estás transmitiendo la realidad cuando aún no ha pasado que llegues tarde, con toda seguridad estará más abierta a entender tu realidad.

En más ocasiones de las que crees, los problemas por el incumplimiento de una condición de satisfacción en un proceso, se derivan en realidad de la falta de comunicación previa en el momento en el que ya sabemos que vamos a incumplir. El simple hecho de dar aviso abre multitud de posibilidades de reencuentro en la nueva realidad que se presenta, cuando el riesgo ya se ha presentado y ha supuesto un incumplimiento.

En resumen, de lo que se trata es de tomar siempre precauciones adecuadas, en "coste", al impacto del riesgo que estamos intentando evitar. Siempre que el coste asociado a las precauciones esté por debajo del coste asociado al riesgo, estamos del lado correcto. Y para aquellos casos en los que, a pesar de las precauciones, no alcanzamos a evitar el riesgo, siempre debemos aplicar el avisar a nuestros interlocutores de lo que sabemos que va a pasar.

Cuando el incumplimiento es inminente e inevitable, debemos tomarnos el tiempo de comunicarlo a los afectados y proponer alternativas para superar el trance. Aquí entran las condiciones de satisfacción del proceso, las oportunidades dentro del mismo y, sobre todo, el compromiso de nuestra parte para con el mismo.

¿Qué te parece si entramos un poquito más a detalle en este acto de renegociar las condiciones de satisfacción? ¿Sí, te parece? Va, entonces, seguimos en unos días.