Identificando necesidades

Bien, llegamos hasta aquí con nuestro equipo y estamos en el momento de identificar nuestras necesidades dentro del proceso. Hemos sido capaces de entender que para desarrollar la actividad con éxito y ser capaces de alcanzar el objetivo, debemos atender algunos aspectos, tanto del objetivo en sí, como del proceso que nos llevará a alcanzarlo. Ahora nos toca desarrollar esos aspectos a atender, identificando claramente las necesidades que debemos cubrir, los recursos a aplicar y el momento adecuado para atenderlas.

En mi experiencia, desde la identificación de las necesidades podemos alcanzar la definición de recursos y momentos. Por esto, vamos a empezar con este detalle. ¿Cómo podemos alcanzar la definición más completa posible de las necesidades del proceso?

En alguna ocasión anterior, contaba que a mí me ha funcionado ponerme en la situación en la que estaré realizando una tarea para entender a mayor detalle cuáles van a ser las necesidades que voy a tener que enfrentar. Esto, en aquellos casos en los que se trata de una tarea sencilla, es fácil, pero cuando pasamos a tratar de procesos de gestión, la cosa se puede poner bastante interesante. En cualquier caso, aún cuando el proceso parezca muy complejo, yo sí creo que esta forma de encarar la definición de las necesidades funciona. Vamos a ver cómo.

Lo primero que creo que es importante, es presentar esta forma de enfocar el proceso a nuestro equipo. Soy medio pesado con esto del equipo, pero realmente creo en aquello que decía Don Alfredo Di Stefano:

"Ningún jugador es tan bueno como todos juntos"

Nuestro equipo nos va a llevar al objetivo, así que necesitamos de ellos para que nos permitan encontrar el máximo posible de aspectos a atender. Además, el proceso que estamos a punto de encarar es un trabajo de equipo, así que, una vez más, si desde el inicio, y en cada paso, nos mantenemos unidos como equipo, nuestras probabilidades de éxito se incrementan. Simplemente por lo que Don Alfredo decía.

Bueno, ya te tengo convencido de las bondades de trabajar en equipo. Pero, ¿si a mí me resulta difícil imaginarme en el momento de ejecutar cada acción, cómo le hago para hacer que los demás en mi equipo lo alcancen a entender? Pues lo primero que te puede llegar a sorprender es que simplemente con comentar el concepto, alguna de las personas en tu equipo sea capaz de desarrollar la idea hasta ser el catalizador que permita que el resto del equipo lo interiorice. Si no tienes esta fortuna, no te preocupes. Yo te diría que con que seas capaz de imaginarte lo que necesitas para poder entrar en tu casa cuando llegas, ya serás capaz de transmitir la idea. Esto es:

"Al llegar a casa, para poder entrar, necesito abrir la puerta. Para esto, voy a necesitar la llave"

La tarea es entrar en casa. La necesidad, abrir la puerta y el recurso, la llave. Ya está la idea. A partir de esta idea, con el debate que en tu equipo de desate, podrán ir ajustando el mecanismo que los llevará a encontrar las necesidades a cubrir. Todos son ya conscientes de cómo ir avanzando, entonces, solamente queda abrir el debate sobre los puntos a alcanzar. Es más fácil con ejemplos, así que allá vamos.

Regresamos al ejemplo de nuestra partida de ajedrez. Tienes una partida en un par de días. Tras un proceso de reflexión, has llegado a la conclusión de que antes de esta partida, debes ensayar en un par de ocasiones y también debes pasar por un proceso de centramiento justo antes de empezar. Vamos a trabajar con este proceso. Pongámoslo en limpio.

El proceso empieza hoy y concluye en un par de días, tras haber ganado tu partida. En medio, debes colocar las dos partidas de "entrenamiento" y el proceso de centramiento. Bien, te toca pensar en los tiempos. ¿Cuándo consideras que es prudente tener cada una de esas partidas? Pudiera ser que las quieras tener lo antes posible, o puede ser que prefieras tenerlas justo antes de tu gran partida. Sea como sea, ponte en ese momento. ¿Qué necesitas? Una sede en la que jugar, los elementos del juego y quizá quieras tomar algunas notas. Digamos que esas son tus necesidades. ¿Cuáles son los recursos que necesitas para atender esas necesidades? En cuanto a la sede, probablemente requieres una sala, lo más parecida posible a la que va a albergar la partida en dos días, una mesa, unas sillas... ¿Se te ocurre algo más? Tal vez tienes preferencias por las condiciones de iluminación, temperatura,... ¿Te estás imaginando en esa sala? ¿Qué tiene, que le falta? La necesidad es la sede; la sala, las sillas, la mesa, la iluminación,... son los recursos. ¿Cómo te resultó imaginarte la sede? ¿Te sirvió para alcanzar a identificar los recursos?

Solamente nos falta colocar estas necesidades en el tiempo. Si decides que quieres tener estas partidas enseguida, esto marca también el momento en que necesitas disponer de tus recursos. Claro, si necesito jugar estas partidas mañana, pues es entonces cuando necesito disponer de los recursos para poderla jugar. Para tomar la decisión de programar esas partidas, también te sirve ponerte en el momento de estarlas jugando. Imagina que estás jugando esas partidas mañana. ¿Cómo te sientes respecto al objetivo de estar preparado para tu gran partida? Ahora, imagina que las estás jugando pasado mañana. ¿Cómo lo sientes? ¿Te ayuda el ponerte en el momento de jugar para hacerte una mejor idea de lo que va a suceder?

Para ser capaz de identificar el máximo de necesidades, ayuda ponerte en el momento de alcanzar el objetivo. ¿Qué has hecho para llegar a ese objetivo? ¿Cuáles han sido los aspectos que has atendido, tus necesidades? ¿Qué has requerido para atender esas necesidades, tus recursos? ¿Cuándo se han presentado esas necesidades? ¿Podría haber sido diferente? ¿Cómo? Todas estas preguntas, al empezar transportado al momento de alcanzar tu objetivo e ir retrocediendo hasta el momento actual, te irán dando la información que necesitas para atender adecuadamente tu proceso. Irás identificando necesidades, recursos y momentos.

Una vez que has identificado cuál es el momento que mejor se ajusta a tus objetivos, entonces empieza a colocar todas las piezas en su lugar. Coloca los recursos asociados a cada necesidad en el momento de atenderla. Ahora, asegúrate de programar los recursos necesarios para que aparezcan en el momento indicado. Algunos los tienes y otros debes adquirirlos, considera esta distinción para alcanzar la disponibilidad de todos los recursos cuando llegan a ser requeridos. Ni antes ni después.

Con los pasos dados hasta ahora y al poner toda la información junta, tendrás la imagen completa de tu proceso y esto, a su vez, te ayudará para llegar a ganar tu partida.