Planeando

Y no precisamente como los aviones. Me refiero ahora a esa imperiosa necesidad que tenemos los humanos de intentar controlar el curso de la historia. Lo hacemos intentando anticipar los sucesos que nos irán alcanzando, con el objetivo de estar preparados para reaccionar de la forma más conveniente a nuestros intereses. Aquí, mejor que nunca, es donde aplica nuestro ejemplo de la partida de ajedrez.

En el ajedrez, aquel jugador que es capaz de planear mayor número de movimientos por anticipado, será el que con mayor probabilidad salga vencedor de la partida. Y esto es simplemente porque será el jugador mejor preparado para jugarla. En cierto modo, la planeación no es más que eso, prepararse de la mejor manera posible para afrontar nuestras partidas del día a día.

Si hasta aquí hemos hablado de multitud de conceptos, desde el objetivo y sus características ideales, hasta los recursos y necesidades de un proceso, seguro que no se te habrá escapado, que siempre, todos esos conceptos, traían implícita una carga de temporalidad, de planeación.

Esto se hizo especialmente evidente cuando hablamos de las necesidades y los recursos para atenderlas. Dijimos que debemos colocar esas necesidades en su tiempo, dentro del proceso, para estar seguros de que contamos con los recursos en el momento adecuado. Esto es planear. Es tomarnos el tiempo de pensar qué vamos a necesitar mañana para proseguir con nuestra tarea, con nuestro camino.

Y cuanto más lejos seamos capaces de planear el camino, más probable será que alcancemos el lugar al que queremos llegar. La capacidad de planear, o planificar, es una habilidad fundamental para ser un buen líder de proyecto. La buena noticia es que todos somos capaces de planear aquello que nos interesa. Entonces, simplemente necesitamos traer a nuestra consciencia esas habilidades para planear lo que nos interesa un poco menos y con eso ya tendremos resuelto el entuerto. ¿Te parece si vamos a ello con un ejemplo sencillo?

Cuando estás pensando en salir a cenar con alguien que quieres impresionar, ¿planificas esa cita? Seguro que sí. Estoy seguro que lo primero que piensas es en la fecha, el día más apropiado. Quizá a continuación, estudias el tipo de restaurante al que la/lo quieres llevar e incluso, en función del día y el restaurante, estableces la hora más adecuada para llegar. Para terminar, realizas la reservación correspondiente. A partir de ahí, comienzas a pensar en lo que te vas a poner, la hora a la que llegarás a su casa, si vas a ir en coche o en taxi, ... Muchos detalles que necesitas tener presentes si no quieres que algo falle esa noche.

En sí, esa cita es tu proyecto personal para esa noche. Lo que haces para tu proyecto tenga éxito es sencillamente planificarlo adecuadamente.

En cualquier otro ámbito es exactamente lo mismo. La única diferencia es que en demasiadas ocasiones, no conocemos los objetivos que estamos persiguiendo en nuestros proyectos profesionales. Y eso, provoca a su vez que no tengamos idea de cómo alcanzarlos. Es por esto que decía que todo parte de definir perfectamente el objetivo tras el cual estamos avanzando. Una vez conocido y bien definido, se hace más sencillo ir desde ese objetivo hasta el presente para entender cuáles son los pasos que necesitamos dar para alcanzarlo.

Aquí, como en el caso de recursos y necesidades, para planificar correctamente necesitamos ser capaces de visualizarnos en el momento de estar ejecutando cada acción. Colocándonos en el momento de haber alcanzado el objetivo, vamos hacia atrás estudiando cuáles habrán sido las acciones que tuvimos que aplicar para alcanzar ese estatus. Evidentemente, como no podría ser de otra manera, este proceso lo llevamos adelante en compañía de todo nuestro equipo. En conjunto iremos desgranando las acciones a ejecutar para alcanzar el objetivo, partiendo del punto en el que estamos actualmente. Una vez que tenemos todo el proceso claro, podemos empezar a planificarlo.

Las acciones nos llevan a necesidades y estas a su vez, a recursos. Conociendo las secuencias a observar, conoceremos a su vez los momentos en que necesitamos contar con los recursos y por tanto nos podemos preparar para tenerlos a nuestra disposición en ese momento.

Ahora, una parte importante de todo plan son las holguras. Aquí es donde a veces se tuerce nuestra cita. Por ejemplo, supongamos que tu cena es en octubre, mes en el que llueve bastante y no evaluaste adecuadamente la probabilidad de lluvia. Resulta que efectivamente llueve y tu reservación es en una terraza. O peor, no saliste con tiempo suficiente y el tráfico te retrasa más de una hora. Cena arruinada.

Lo mismo pasa con los proyectos. Más allá de los factores que conocemos, hay algunos otros que podemos no haber identificado y que pueden influir de forma importante en el trabajo a realizar. Igualmente, puede ser que, aún habiéndolos identificado, hayamos subestimado su efecto en nuestro proceso. Por tanto, es muy importante que siempre consideremos cierta flexibilidad en nuestros planes y recursos. Claro que no siempre es posible darnos el lujo de tomarnos todo el tiempo o los recursos de garantía que nos gustaría. Normalmente más tiempo y recursos implica mayor coste, y esto, sea en el ámbito que sea, no es bueno.

En cualquier caso, existe un equilibrio entre ajustar al máximo y correr riesgos. La planificación de cualquier proceso debe incluir holguras, tanto en tiempos como en cuanto a recursos, tales que permitan avanzar hacia el objetivo sin sobresaltos. O, al menos, con los menos posible.

Ahora, ¿cómo podemos alcanzar a definir esas holguras de forma adecuada? ¿Qué te parece si te dejo con la duda unos días? Seguimos en breve.