El timing

Hola, ¿cómo estás? Por aquí de nuevo para tocar un tema que me parece interesante, el timing. Perdón que no lo escriba en español, pero en realidad no encuentro una traducción que me encante para definir este concepto, que por otro lado, prácticamente tod@s ya manejamos en nuestro lenguaje cotidiano.

El timing es hacer las cosas en el momento adecuado. Básicamente es la suma de acción y oportunidad. ¿Cuántas veces te ha pasado que una misma acción ha tenido resultados completamente dispares en dos momentos diferentes?

Para mi gusto es más importante detectar el momento oportuno para ejecutar una acción que la acción en sí misma. ¡Bruto!, exclamaron vari@s por ahí. A ver, no estoy diciendo que podamos hacer cualquier cosa que si encontramos el momento adecuado, tendrá el efecto buscado. Pero sí estoy diciendo que la balanza se inclina hacia la oportunidad con mucho mayor peso que hacia la acción. Si no tenemos del todo clara la acción a realizar, pero el momento de actuar se acerca, es preferible ejecutar una acción no del todo definida y estudiada, en el momento justo, que posponer la aplicación para seguir estudiando esa acción.

El refranero está plagado de ejemplos (solamente se vive una vez, tu tren solamente pasa una vez,...) que nos vienen a indicar la importancia del "timing". Yo siempre le he dicho a mi gente que es más importante un aprobado el día del examen que un sobresaliente tres semanas después. Entonces, vamos a ver cómo podemos reconocer que el momento es el adecuado.

Para empezar, necesitas tener siempre todos los sentidos atentos a lo que está pasando en tu proceso. Tienes que conocer perfectamente el proceso, los agentes que intervienen en él, los condicionantes que lo rodean y todos aquellos factores que le afectan en cualquier manera. Este conocimiento es la base para ser capaces de identificar los momentos de cada proceso. Vamos con unos ejemplos.

¿Te parece que recuperemos nuestra cena romántica? Recuerda, le estás organizando una cena romántica a tu pareja. Ya tienes todo decidido y preparado y vas en camino a buscarla. Vas bien de tiempo, no hay aparentemente nada que vaya a salir mal. En estas condiciones, decides que estaría fantástico llegar a buscarla con un ramo de rosas. Entonces te desvías de tu camino y pasas a por esas flores. Resulta que no tienes suerte en tu primera floristería. ¡Vaya! Ahora el tiempo para llegar con tu pareja no es tan holgado. Y ya no has encontrado las flores. ¿Qué hacer? ¿Arriesgar a por otra floristería y llegar tarde o, llegar justo a tiempo, quizá un poquitín tarde, pero sin las flores que fuiste a buscar? Arriesgas, vas a por tu segunda opción y... tampoco hay suerte. Bien, aquí tienes un ejemplo claro de dos de las afirmaciones que hacíamos arriba:

- primero, una acción adecuada aparentemente (llegar a buscar a tu pareja para una cena romántica con un ramo de flores) ejecutada en un mal momento, te lleva a resultados no deseados.

-segundo, es importante tener muy claras las condiciones de contorno a la hora de tomar las decisiones de acción.

Parece evidente que el llegar con un ramo de flores hubiera sido una excelente idea. Pero probablemente deberías haber pasado por esas flores algo antes. Probablemente haber pasado a tu floristería de confianza, cerca de casa. Haber salido con algo más de tiempo para que el desviarte no supusiera el riesgo de llegar tarde...

En el momento que tomaste la decisión de desviarte a buscar las flores, probablemente no pensaste en la posibilidad de que la floristería que andabas buscando estuviera cerrada, o no tuviera las flores que querías. Evaluaste mal la situación y su impacto en el resultado. Esto es evitable.

El primer recurso que te va a permitir evaluar adecuadamente las situaciones es el haber llevado adelante un proceso de planificación impecable. Como el jugador de ajedrez que prepara su partida, habrás previsto una serie de escenarios y las respuestas a cada uno de ellos, de forma que en el momento en que uno de ellos se presenta, conoces tu respuesta sin necesidad de tenerla que desarrollar. Esto siempre es garantía de éxito.

Por otra parte, un efecto adicional de un buen proceso de planificación es que te sirve para elaborar rápidamente respuestas ante escenarios que, si bien no eran los adelantados en tu análisis previo, sí tienen puntos en común con los que has estudiado. Pudieras verlos como variaciones de lo que habías preparado y por tanto, todo lo que has desarrollado te puede ser útil a la hora de resolver esta situación que se te presenta. ¿Ejemplo?

Bien, supón que de camino a buscar a tu pareja para esta cena, recibes un mensaje de su parte diciéndote que se retrasará una media hora. Tal vez no era algo que habías previsto, pero tal vez durante tu proceso de elaboración del plan estuviste pensando en que era prudente que salieras temprano y en caso de llegar con mucho tiempo, te irías a tomar un café a la esquina, a un local muy agradable donde además siempre tienen revistas y diarios para ojear. Pues bien, no es que llegues temprano, pero la situación es similar. Puedes resolver de una manera parecida a lo que habías pensado.

Tu conocimiento del proceso y sus factores, tanto internos como externos, te permitirán en definitiva, detectar las oportunidades, los momentos en que es necesario actuar y aquellos en los que es prudente esperar acontecimientos.

Por supuesto, la experiencia que tengas es otro recurso importante a la hora de identificar los momentos por los que pasa cada proceso. ¡Pero ojo! Aquí no me refiero únicamente a la experiencia que puedas tener en este tipo de procesos en particular o en tu vida profesional en general. Recuerda que alguna vez te decía que todo está relacionado en esta vida. Toda tu experiencia de vida es útil a la hora de evaluar una situación. Seguramente habrás pasado por situaciones similares a la que se te está presentando en ese momento y por tanto, tomando tus experiencias previas, serás capaz de elaborar un buen análisis que te permita tomar la decisión adecuada. Toma TODAS tus experiencias.

Piensa que estás al frente de un proyecto de implantación de un nuevo sistema y es tu primera vez con estos procesos, con este equipo y en la empresa. Estoy seguro que podrás buscar en tu cabeza la primera vez que jugaste con cualquier videojuego. O la primera vez que usaste un sistema operativo nuevo, cuando te compraste tu laptop. Esto es lo mismo. Hay unas necesidades a cubrir, unos recursos y un tiempo para conseguirlo. Eso siempre está presente en cualquier proceso. El resto son detalles.

¡Ojo que no digo que puedas llevar adelante todas las decisiones y que seas capaz de identificar las oportunidades en cualquier campo solamente porque estás vivo! Lo que te digo es que, incluso en aquellos casos en los que aparentemente no has tenido ninguna experiencia previa similar, puedes echar mano de tu experiencia general, en cualquier otro campo y encontrar soluciones adecuadas a la situación que en ese momento se te está presentando.

El tercer recurso a tu favor es la intuición. Esa capacidad de detectar, sin saber muy bien por qué, que algo no está como debería o que algo está a punto de suceder. Debes entrenar tu intuición para sacarle el máximo beneficio. Date la oportunidad de hacerle caso a lo que te dice y haz un análisis de las decisiones que tomas a favor y en contra. Guarda un registro en tu memoria de las veces que has actuado a favor de tu intuición y cómo te ha funcionado. Es realmente interesante echar la vista atrás y darse cuenta de que, en realidad, muchas de las cosas que terminan pasando, por alguna razón que desconoces, tú ya las habías visto llegar de alguna manera.

Ahora, ojo aquí con exagerar. Una cosa es tener presente esa capacidad de intuir situaciones y otra es forzar las situaciones. Al igual que cuando estás planeando un proceso, lo prudente es estar atento a las señales, la información, las alternativas, para tener todos esos factores delante a la hora de armar el rompecabezas. Pero si en lugar de esto te dedicas a "predecir el futuro" puedes caer en un error importante. La información es para ser considerada y a partir de ella elaborar alternativas de acción. Pero esto no significa que esos escenarios que tú estás elaborando sean realidades que necesariamente se van a presentar. Por tanto, no tomes decisiones de acción o inacción basadas en los resultados de tus predicciones. Prepara los escenarios y ten las respuestas a la mano, pero no actúes hasta que uno de esos escenarios se haya hecho realidad.

Yo considero que el futuro de cada un@ de nosotr@s está en nuestras manos. Nuestras acciones definen ese futuro y podemos influir en el curso de los acontecimientos a través de ellas, independientemente de que seamos actores principales o meros observadores. Imagina por ejemplo que en el camino a tu cena se presentó un problema y vas retrasado. No llamas a tu pareja para ponerla sobre aviso y asumes que cuando llegues estará de mal humor. Te haces a la idea de que la cena ya está arruinada desde ese mismo momento en que te diste cuenta de que ibas retrasado. Pues bien, llegas a recoger a tu pareja y, en tu cabeza, estará enojada. Cualquier cosa que diga o haga, tú la interpretarás desde tu asunción de su estado de ánimo. Tal vez no está enojada, tal vez ella iba retrasada también y el hecho de que llegaras un poco tarde le quitó cierta presión. Pero tú no te has dado la ocasión de averiguarlo. Tú has decidido que ella está enojada. Desde ese punto tus reacciones pueden ponerte a la defensiva y hacer que la cena fluya por un camino distinto al que estabas buscando.

Si por el contrario reconoces tu situación, recoges la información que posees y validas con tu pareja tus conclusiones, eliminarás la incertidumbre de la ecuación y tus reacciones responderán a realidades, no a predicciones. Puedes perfectamente intuir que tu pareja esté molesta, pero el mero hecho de comentárselo, te abre la opción de resolver la situación.

En definitiva, se trata de aprovechar el poder de tu intuición, pero de alguna forma, trabajar para educarla, de manera que esta combinación te permita tener una mejor percepción de la situación.

Para terminar, un recurso que seguro ya estabas extrañando. Tu equipo. Y es que al igual que tú tienes conocimiento de la situación, experiencia e intuición, cada uno de los componentes de tu equipo tienen a su favor también estos recursos. Trabajando todos juntos, pueden ser capaces de identificar con mayor facilidad las realidades y las situaciones que se presentan, para así aplicar las acciones necesarias con oportunidad.

Conocimiento, experiencia, intuición y equipo. Cuatro recursos muy útiles que tienes disponibles para ser capaz de identificar los momentos oportunos en los que actuar para conseguir el resultado que estás persiguiendo.