Supervisión

Aquí estamos de nuevo, ya al final del camino que trazamos allá por primeros de enero, con el objetivo de tratar de forma un poquito más ordenada esto de los procesos de gestión. Nos queda solamente hablar de la supervisión del proceso.

Comentaba que me parece este tema de la supervisión muy apropiado para darle un repaso general a lo que hemos venido tratando, pero no te voy a aburrir revisándolo todo de nuevo. Simplemente voy a poner en perspectiva todo lo aportado para darle la idea de conjunto a través de esta habilidad que es la supervisión.

Si recuerdas el inicio, construimos el proceso completo a partir de la determinación de su objetivo. Desde ese punto, desarrollamos todo el análisis que nos llevó a la definición completa de recursos, necesidades, oportunidades, riesgos,... Durante todo el camino, siempre he sido muy insistente en la necesidad de entender este recorrido como un trabajo de equipo. Pues bien, ahora toca hablar de cómo vas a hacer para asegurarte de que todas esas ideas se convierten en realidad. Cómo te vas a encargar de darles el seguimiento, impulso y contención que necesiten en cada momento para alcanzar el resultado deseado. Eso es, desde mi perspectiva, la supervisión.

Hay dos ideas que tengo muy claras. La primera es que tú no puedes hacerlo todo. La segunda, que tu responsabilidad es crear las condiciones que permitan que el proceso sea un éxito.

Vamos a retomar nuestra partida de ajedrez. Recuerda que yo te decía que tú eres el jugador, que las piezas son tu equipo y que el objetivo de tu partida es el mismo que el de tu proceso. Recuerda también que te hablaba de que el rey es tu "alter ego" en el tablero. Si lo piensas un poco, verás que el rey es de las piezas más frágiles del tablero. Sus movimientos son limitados y necesita estar muy bien protegido para tener posibilidades de victoria en la partida. Pero, sin rey, no hay partida ni victoria posibles. El rey, de alguna manera, marca el devenir de la partida con sus movimientos, pero en realidad no es él quien ejecuta la estrategia, sino el conjunto de piezas a su lado.

Siendo tú el rey, debes mantener a tu equipo enfocado en el objetivo final de la partida. Debes velar por que ellos sean capaces de llevar adelante las acciones necesarias para avanzar en la dirección correcta y, cuando no se den las condiciones adecuadas, debes encontrar la manera de cambiar ese entorno para hacerlo favorable a tu equipo y proceso.

En realidad, en cualquier partida de ajedrez, el rey se mueve muy poco. Es más, cuanto más se mueve, peor va la partida. Son el resto de piezas del tablero las que ejecutan la estrategia que los debe llevar a la victoria. Esta es parte de la primera idea. Debes entender que en ocasiones el proceso exige un caballo, que sea capaz de saltar piezas y desplazarse en forma de L. No es tu caso, tú eres el rey. Otras veces es necesario un alfil, una torre o incluso un peón. Cualquiera de estas piezas son elementos indispensables si pretendes desarrollar una estrategia ganadora. De lo contrario, si pretendes ganar simplemente porque "eres el rey", déjame decirte que no te auguro un futuro prometedor.

En la vida real es igual. En tu equipo probablemente cuentas con ingenieros, contadores, abogados, técnicos de varios tipos... Todos ellos son indispensables para alcanzar el objetivo de tu proceso. Tu función es mantenerlos enfocados en su tarea y proporcionarles las condiciones adecuadas para que la puedan desarrollar con tranquilidad y efectividad. En ningún caso te va a servir de mucho el ponerte a realizar sus tareas. En ocasiones simplemente no cuentas con los conocimientos necesarios para siquiera poderte plantear la idea. En otras, aún conociendo las bases teóricas o incluso contando con alguna experiencia anterior en esas tareas en concreto, estoy convencido de que tu nivel de expertise será menor que el de aquel especialista que está dentro de tu equipo y cuya tarea diaria es atender ese proceso en concreto. Y en cualquier caso, sea como sea, si dedicas tu tiempo a realizar tareas que deben realizar los especialistas, desvías tu atención de tu verdadera función: mantener el rumbo.

Entonces, entramos en la segunda de las ideas. Tu función dentro de un equipo es mantener el foco del mismo, contener aquellas situaciones que pudieran ser potencialmente peligrosas y proporcionar las condiciones adecuadas para que tus compañeros puedan desempeñar sus tareas de manera eficiente. ¿Y cómo hacer esto?

Pues yo te diría que simplemente necesitas tener siempre muy claro cuál es el objetivo de tu proceso. Con esto en la mente, siempre presente en todas las situaciones, las decisiones a tomar suelen ser más sencillas. Se te pueden presentar casos en los que alguna persona no sea capaz de avanzar en una tarea, bien sea por falta de capacidad o por falta de información. En cualquier caso, y aún cuando tú no sepas más que ella acerca de esa tarea en concreto, siempre vas a ser capaz de aportar alguna idea al cuestionar a esa persona desde el lugar en el que el objetivo final perseguido reside. Esto es, poniendo el objetivo final sobre la mesa, y desde ese punto, empiezas a trabajar con tu compañero emproblemado para que sea capaz de entender cuál es el camino que le puede llevar hasta el objetivo avanzando desde su posición actual. Pero aquí déjame que insista. Lo primero que haces es poner sobre la mesa el objetivo final global. Trabajas partiendo desde ese punto hacia el presente. No necesariamente vas a encontrar un camino a seguir completo y sin "curvas", pero estoy seguro de que será muy útil para tu compañero el ser capaz de enlazar el objetivo final con su situación actual. De este modo, estoy convencido de que encontrará una idea que le permita desbloquear la situación en la que se encuentra.

Esta es la base que te aportará las herramientas necesarias para generar las condiciones adecuadas en las que las personas de tu equipo puedan trabajar de forma confortable. Trabajando con tus personas desde esta idea serán ellas mismas las que aportarán las respuestas necesarias para poder resolver aquello que esté retrasando el avance de los procesos.

Con estas dos premisas, trabajando siempre con el objetivo en la mente, en primer nivel dentro de tus procesos de razonamiento, respetando a tus compañeros y sus tareas y proporcionándoles las condiciones adecuadas para que desarrollen su parte, estarás llevando adelante una adecuada supervisión del proceso. Se trata simplemente de estar genuinamente involucrado con cada etapa, apoyando a tu equipo en su trabajo y aportando ideas a los retos que se van presentando. Para mi gusto esto es supervisión, y no el estar persiguiendo reportes que poco o nada aportan a quienes ejecutan tareas.

Cerramos con esto el proceso. Hasta aquí llegamos con estas ideas que espero te hayan sido de utilidad. Ahora me toca a mí encontrar un nuevo camino para seguirte poniendo ideas a tu disposición y que tú puedas elegir tomarlas o no. Así que, a eso me dedicaré en los próximos días, y prometo regresar.

Nos leemos pronto.