Me tomé vacaciones...sin avisar!!

Hola!! Estoy de regreso por acá tras fallarles dos semanas y la razón está en el titulo: me tomé unos días de vacaciones... y no les avisé!! Y no es que pretenda presumirles mi desvergüenza, es que creo que puede ser un tema interesante a tratar.

En el pasado ésta era mi costumbre. Me tomaba vacaciones y no le avisaba a nadie. El resultado, claro está, era que el trabajo venía conmigo a disfrutar de esos días libres. Yo no terminaba de descansar, mi familia no me tenía a su disposición como debería ser el caso y al regreso, el efecto de las vacaciones desaparecía a las pocas horas. Era una decisión consciente basada en una premisa que las canas demostraron errónea: si yo no estoy, el mundo se terminará. Y no, resulta que no se termina, muy al contrario, se desarrollan nuevos talentos y se consolidan diferentes formas de hacer.

Qué es lo que buscamos cuando nos vamos de vacaciones? Desde el punto de vista profesional, deberíamos buscar descansar de nuestras responsabilidades y rutinas diarias. Ya sea viajando o simplemente cambiando de actividad por unos días, buscamos que estos días nos refresquen y nos carguen de energía para regresar con ánimos renovados a nuestras tareas. Pero si no desconectamos, cómo podemos conseguir esto? La respuesta es simple: no podemos.

Me dirás que no te es posible desconectar. Que si tú no estás la empresa irá a la bancarrota y no tendrás a dónde regresar. O tal vez que tu jefe no te da descanso en cualquier caso, por lo que tomar vacaciones es una pérdida de tiempo. Para ambas objeciones la solución es la misma: organización. 

Tod@s nosotr@s tenemos una muy respetable cantidad de responsabilidades y actividades en el día a día. Algunas de esas actividades son necesarias para que otr@s compañer@s puedan realizar su trabajo. Otras las tenemos que ejecutar en primera persona y difícilmente tenemos quien nos sustituya por unos días. También tenemos esos casos en los que nos toca revisar lo que otros hacen, y sin esa revisión el proceso se detiene. Sea como sea, la solución pasa por organizarnos y organizar a nuestro entorno. Vamos con algunos detalles del cómo hacerlo.

De entrada debemos considerar cierta antelación a la hora de planificar las vacaciones. Aún si son un par de días (y casi diría que sobretodo si son un par de días) tengamos la precaución de programarlas con un par de semanas de tiempo. Una vez que ya tenemos la fecha de nuestra ausencia podemos organizar nuestro trabajo para poder disfrutar de un descanso reparador. En esencia son dos las acciones que debemos tomar: debemos hacer un repaso a las tareas que tenemos pendientes y debemos negociar con nuestro entorno lo que sucederá durante esos días que estaremos fuera.

Vamos con lo primero. A pesar de que son nuestras tareas, es sorprendente lo poco conscientes que solemos ser de la cantidad de actividades que realizamos en el día a día. Es por esto que hacer una lista de lo que traemos en marcha nos ayudará a darle visibilidad a nuestro trabajo y, desde ahí, poder diseñar un plan para que nuestra ausencia no afecte (demasiado) el flujo de trabajo de la organización. Una vez que hayamos completado esta lista encontraremos básicamente tres diferentes conjuntos.

Tenemos esas tareas que podemos adelantar para dejarlas completas antes de nuestra salida. Están aquellas que podríamos atender una vez que regresemos. Y finalmente esas que están conectadas con nuestro entorno y, por tanto, nuestro control sobre el momento en que deben ser realizadas, es algo más limitado. Aquí es donde la primera acción se enlaza con la segunda.

Para aquellas tareas que percibimos que podemos adelantar, pongamos manos a la obra. El tiempo que requerimos en nuestro calendario debería salir de las tareas que podemos postponer. Para confirmar los casos dudosos, podemos (y debemos) preguntar a nuestro entorno. Claro que no siempre es sencillo compensar exactamente el tiempo necesario para adelantar tareas simplemente con las que vamos a postponer. Aquí entra en juego de nuevo nuestro entorno. Una vez que ya completamos nuestra parte, identificando las tareas que vamos a adelantar y las que vamos a postponer, es hora de salir a "negociar".

Nuestro entorno contiene compañer@s, clientes (internos y externos) y proveedores (también, internos y externos). La parte fácil es ir con aquellos compañer@s que podrían atender en nuestro lugar alguna tarea. "Quid pro quo" sería la idea. " Hoy por mí, mañana por ti" sería otra forma de decirlo. Esto sería prudente hacerlo al final, tras haber confirmado con nuestras contrapartes que nuestras ideas para reorganizar tareas son posibles. Al hacerlo de esta forma nos evitamos sorpresas con tareas que pensábamos reagendar y resulten no ser flexibles en la entrega.

 Vamos por tanto con nuestros proveedores/clientes internos. En ambos casos buscamos confirmar si es o no una posibilidad real el ajustar la entrega (ya sea adelantando o retrasando el momento). Entendiendo que nuestra contribución completa un proceso, debemos estar preparados para aceptar que a veces la flexibilidad que buscamos simplemente no es posible. Es entonces cuando nos puede tocar negociar para acercar un poco la fecha de entrega a los parámetros que andamos buscando. Si no fuera posible traer o llevar la entrega a la ventana que estamos buscando, nos tocará apuntar la tarea para buscar a quien nos pueda sustituir.

A continuación buscaremos a las contrapartes externas para explorar las opciones. En este caso, y particularmente con los clientes, siempre es prudente comunicar a la vez el mensaje y las medidas tomadas para que no existan afectaciones, por lo que, en caso de tener a tu cargo un proyecto o la prestación de un servicio, esta debería ser una llamada de cortesía solamente, buscando confirmar si las fechas que tienes previstas son razonables y aceptables para tu contraparte. No deberías externar aún ningún dato adicional. Esto vendrá después, una vez que hayas confirmado tu plan con tus superiores. 

Completado este ejercicio, y con un par de conversaciones pendientes aún, puedes pasar con tus compañer@s en busca de ayuda. Tienes la lista de tareas que deben avanzar dentro de la ventana de tus vacaciones y puedes hacer una primera visita a tus opciones. En este momento estamos buscando confirmar la disponibilidad de tus compañer@s para sustituirte, aún no estamos confirmando que así vaya a ser. 

Ya estás list@ para explicar tu plan de vacaciones a tu jef@. Llegarás con una lista de tareas que dejarás terminadas antes de partir, otras que podrías postponer y por último unas cuantas que no pueden esperar, las cuales acompañas con los nombres de compañer@s dispuest@s a sustituirte. Ya tienes organizado el proceso para que tu ausencia no suponga que las entregas se paren. Ahora solamente necesitas la validación de tu plan y confirmar tu planteamiento de cara a los actores externos. Una vez revisado el plan deberías contar ya con la herramienta que te permitirá descansar tranquilamente, sin que tu trabajo se vea afectado y sin que estés recibiendo continuos encargos durante tus días de descanso. Tanto en lo que se refiere a tus contrapartes, como a tu jef@, todo ha quedado organizado y explicado. Solamente te resta regresar con tus compañer@s y con tus clientes/proveedores a confirmar lo adelantado.

Parece un ejercicio complicado y laborioso, pero en realidad no es más que algo que deberías hacer a diario. Organizando los flujos de trabajo puedes ser más eficiente y realizar tus tareas en menos tiempo. Alineas expectativas tanto personales como en tus pares, proveedores y clientes, minimizando las opciones de imprevistos. Y además, dejas tiempo disponible para dedicarlo a lo que tú quieras hacer. Aplicado especificamente a tus vacaciones te permitirá realmente desconectar de la rutina, descansar la mente para regresar con fuerzas renovadas.

Uno de mis pequeños me decía que deberíamos tener el mismo tiempo libre que el que dedicamos a nuestras ocupaciones. Estoy de acuerdo, pero dado que estamos lejos de ese balance aún, mejor aprovechemos al máximo las pocas oportunidades que tenemos para descansar, para refrescar las ideas y así no desesperar al segundo minuto tras nuestro regreso.